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Patent Team Assistant – Patent-Team Assistent(in)

Munich, Germany

With offices in Bristol, Leamington Spa, London, Munich and Sheffield, Withers & Rogers are one of Europe’s largest dedicated intellectual property law firms. Established more than 130 years ago, we remain as passionate as ever about delivering the very best for our clients. We specialize in the protection and enforcement of intellectual property rights, from patent law to the management of complex trademark and design portfolios. We support our clients in bringing their ideas to market and maximizing the value of their intellectual property rights. In an increasingly dynamic business environment, innovative companies need a strong partner who understands their business and transforms their creative potential into concrete added value. This is where you come in!

Responsibilities will include:

  • Preparation of official letters for national, European and international patent applications
  • Prepare German, European and international patent applications, including internal forms and reminders
  • Creation of presentations and reports
  • Transcription of dictations, proofreading and handling of correspondence by e-mail, fax and post
  • Scheduling and appointment coordination
  • Travel organization and accounting
  • Monitoring upcoming deadlines and providing reminders
  • Accurate and daily maintenance of filing system, including archiving and retrieving of files
  • Regular communication with Patent Attorneys, Secretaries and external clients
  • Assisting others in the patent team when necessary

To be considered, you will need:

  • Excellent knowledge of both the German and English languages is mandatory both in writing and orally.
  • Previous patent administration/secretarial experience of at least two years
  • A high level of organisational ability with demonstrable experience of setting up processes efficiently
  • To be comfortable with Microsoft Office programs, including Outlook
  • The ability to communicate clearly and effectively with staff and clients at all levels
  • Experience having demonstrated outstanding speed and accuracy when producing documentation and correspondence, responding to varying deadlines and urgent tasks without difficulty

Your rewards

Our firm has a strong team culture in a pleasant and relaxed work environment. You can expect a great team, modern offices conveniently located in the south part of Munich and a challenging job with prospects. Salary is commensurate with experience, and you will also be eligible for a discretionary yearly bonus as well as our full benefits package.

Next Steps

Please submit your application documents by email to Chloe Wright at recruitment@withersrogers.com.

 

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Mit Niederlassungen in Bristol, Leamington Spa, London, München und Sheffield ist Withers & Rogers eine der größten Kanzleien für geistiges Eigentum in Europa. Seit der Gründung vor mehr als 130 Jahren sind wir unverändert leidenschaftlich bemüht, das Beste für unsere Mandanten zu erreichen. Wir sind spezialisiert auf den Schutz und die Durchsetzung von Rechten des geistigen Eigentums, vom Patentrecht bis hin zur Verwaltung komplexer Marken- und Designportfolios. Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, ihre Ideen auf den Markt zu bringen und den Wert ihrer geistigen Eigentumsrechte zu maximieren. In einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld brauchen innovative Unternehmen einen starken Partner, der ihr Geschäft versteht und ihr kreatives Potenzial in konkreten Mehrwert umsetzt. Hier kommen Sie ins Spiel!

Zu Ihren Aufgaben zählen unter anderem:

  • Ausarbeitung von offiziellen Schriftsätzen für nationale, europäische und internationale Patentanmeldungen
  • Vorbereiten deutscher, europäischer und internationaler Patentanmeldungen, einschließlich interner Formulare und Erinnerungen
  • Erstellen von Präsentationen und Reportings
  • Transkription von Diktaten, Korrektorate und Erledigung der Korrespondenz per Mail, Fax und Post
  • Terminplanung und Terminkoordination
  • Reiseorganisation und Abrechnungen
  • Überwachung anstehender Fristen und Erstellung von Erinnerungen
  • Tägliche sorgfältige Pflege des Ablagesystems, einschließlich Archivierung und Abrufen von Akten
  • Regelmäßige Kommunikation mit Patentanwälten, Sekretariaten und externen Kunden
  • Gegebenenfalls Unterstützung von Kollegen aus dem Patent-Team

Was wir von Ihnen erwarten:

  • Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift sind vorausgesetzt
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Patentverwaltung/Sekretariatsarbeit
  • Hohes Maß an Organisationstalent mit nachweislicher Erfahrung in der effizienten Gestaltung von Prozessen
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen, einschließlich Outlook
  • Die Fähigkeit, mit Mitarbeitern und Mandanten auf allen Ebenen klar und effektiv zu kommunizieren
  • Erfahrung in der Erstellung von Schriftstücken und Korrespondenz mit überragender Schnelligkeit und Genauigkeit sowie in der Bewältigung von unterschiedlichen Fristen und dringenden Aufgaben

Was Sie von uns erwarten dürfen

Unsere Kanzlei zeichnet sich durch eine starke Teamkultur in einem angenehmen und entspannten Arbeitsumfeld aus. Es erwarten Sie ein tolles Team, moderne Büroräume in günstiger Lage im Süden Münchens und eine anspruchsvolle Tätigkeit mit Zukunft. Das Gehalt entspricht Ihrer Erfahrung und Sie haben außerdem Anspruch auf einen jährlichen Bonus nach Ermessen sowie auf unser komplettes Leistungspaket.

Wie geht es weiter

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an Chloe Wright unter  recruitment@withersrogers.com.